
Newsletter Subscribe
Enter your email address below and subscribe to our newsletter
انطلق نحو التميز بثقة!
مرحبا بكم في محاضرتنا حول فهم العلاقة التي تربط بين المنظمة والبيئة التي تحيطها.
التي في رحلة اكتشافنا لفهم عالم الإدارة الاستراتيجية، تعرفنا في محاضراتنا السابقة على مراحل تطور الإدارة الاستراتيجية، والتقينا بالمدارس الفكرية المُختلفة التي أثرّت على تطور الفكر الإداري الاستراتيجي. ومع ذلك، لا يمكن فصل الاستراتيجية عن المحيط الذي تعمل فيه المنظمة. فالعالم من حولنا مُتغير دائمًا، وتُواجه المنظمات مجموعة واسعة من التحديات والتغييرات التي لا يمكن تجاهلها.
يُعدّ فهم علاقة المنظمة والبيئة الأساس الذي تُبنى عليه الاستراتيجية. فمن خلال فهم قوى السوق ، وتوقعات العملاء، والتغييرات التكنولوجية، والتحديات السياسية والمجتمعية، تستطيع المنظمة بناء استراتيجية فعالة تُمكّنها من التكيف مع الظروف المتغيرة، وتحقيق النجاح على المدى الطويل.
في هذه المحاضرة، سنناقش فكرة النظام المفتوح في الإدارة والمنظمات، بالتطرق للمفاهيم الرئيسية التي تقوم عليها، والمؤسسات التي ساهمت في تطويرها. كما سنتعرف على مفهوم البيئة التنظيمية وتأثيرها على المنظمة، بالإضافة إلى طرق تكيف المنظمات مع بيئاتها، والعوامل المؤثرة على قدرتها على التكيف. ونختم المقال بتقديم أدوات تُستخدم للفهم والتقييم البيئة التنظيمية.
تشير نظرية النظم المفتوحة ببساطة إلى مفهوم أن المنظمة تتأثر بشدة ببيئتها. تتكون البيئة من منظمات أخرى تمارس تأثيرات متنوعة ذات طبيعة اقتصادية أو سياسية أو اجتماعية. كما توفر البيئة موارد أساسية تُبقي على استدامة المنظمة وتؤدي إلى التغيير والبقاء.
ظهرت جذور نظرية المنظمة كنظام مفتوح في أوائل القرن العشرين كرد فعل على النظريات السابقة للمنظمات، مثل منظور العلاقات الإنسانية لإلتون مايو والنظريات الإدارية لهنري فايول، والتي كانت تعامل المنظمة إلى حد كبير ككيان مغلق، ورسخت أركانها في مجال الإدارة الاستراتيجية ودراسات المنظمات بحلول الخمسينيات.
يعود الفضل الكبير في تأسيس هذه النظرية إلى لودفيج فون بيرتالانفي، عالم الأحياء النمساوي، الذي وضع أسس نظرية النظم العامة. أكد بيرتالانفي على ضرورة تحليل جميع الأنظمة، سواء كانت بيولوجية أو اجتماعية أو تنظيمية، في علاقتها ببيئاتها لفهم وظائفها وتفاعلاتها بشكل كامل.
كما ساهم كل من دانيل كاتز وروبرت إل. كان – وهما عالمان اجتماعيان ومؤلفا كتاب “علم النفس الاجتماعي للمنظمات” (1966)- بشكل كبير في نقل فكرة الأنظمة المفتوحة إلى مجال سلوك المنظمات. أظهر كاتز وكان أن المنظمات تعتمد على تدفق مستمر للموارد والمعلومات للحفاظ على توازنها مع بيئتها.
أيضا، وسع جيمس دي. تومسون النظرية من خلال تحليل كيفية تعامل المنظمات مع عدم اليقين البيئي. في كتابه “المنظمات في العمل” (1967)، قدم تومسون أفكارًا ساعدت في تشكيل نظرية الطوارئ، والتي تؤكد على أن الهيكل التنظيمي الفعال يعتمد على طبيعة ومتطلبات بيئته.
بالاضافة الى تالكت بارسونز، وهو عالم اجتماع بارز، وسع نظرية النظم من خلال إظهار كيف توجد الأنظمة الفردية داخل أنظمة اجتماعية أكبر وأكثر تعقيدًا. أكد عمله على الحاجة إلى أن تتكيف المنظمات من أجل البقاء.
أثبت هؤلاء الرواد أن نظرية الأنظمة المفتوحة هي منظور أساسي في الإدارة الاستراتيجية، حيث توضح كيف أن استجابة المنظمة وقدرتها على التكيف وتوافقها مع بيئتها ضرورية لتحقيق ميزة تنافسية ونجاح طويل الأمد. تدعم هذه النظرية الحاجة إلى تحليل البيئة وتحديد الاستراتيجيات المناسبة.
تشمل الخصائص الرئيسية للنظام المفتوح ما يلي:
المدخلات: الموارد والمعلومات من البيئة
العمليات: عمليات وأنشطة المنظمة
المخرجات: المنتجات والخدمات المقدمة للبيئة
التغذية الراجعة: المعلومات التي يتم إرسالها مرة أخرى إلى المنظمة لمساعدتها على التكيف والتحسين.
تؤكد هذه النظرية على أهمية القدرة على التكيف والمرونة والترابط مع البيئة.
فيما يلي مجموعة من تعريفات لبيئة المنظمة ، وهي:
من خلال التعريفات السابقة ُ، يعد مفهوم البيئة التنظيمية مركزيًا لفهم سلوك المنظمة واستراتيجيتها وأدائها. وهو مفهوم متعدد الأوجه يشمل جميع العوامل، سواء الداخلية أو الخارجية، التي يمكن أن تؤثر على عمليات المنظمة. هذه العوامل ديناميكية ومترابطة، مما يخلق مشهدًا معقدًا ودائم التغير يجب على المنظمات التنقل فيه لتحقيق أهدافها.
تؤثر البيئة على المنظمات من خلال ثلاثة أنواع من المدخلات:
2. النوع الثاني من المدخلات: هو اللوائح والقوانين والأنظمة السياسية والاقتصادية، وكلها تشكل البيئة المعنية لعدد من المنظمات.
3. النوع الثالث من المدخلات: هو مجموعة من متطلبات المخرجات المتوقعة من المنظمة من قبل العملاء الحاليين والمستقبليين.
إن العلاقة بين المنظمة وبيئتها عبارة عن تفاعل ديناميكي متعدد الاتجاهات، يتميز بالتكيف والتأثير المستمرين. وهناك وجهتا نظر أساسيتان حول هذه العلاقة، وكلاهما يؤكد على أنها ليست جامدة ولا من جانب واحد بل هي عملية مستمرة من التأثير المتبادل والتكيف. دعونا نستكشف وجهتي النظر هذه بالتفصيل.
1. التكيف مع البيئة
يجب على المنظمات أن تتكيف مع التغيرات الخارجية، وتطوير استراتيجياتها للبقاء والازدهار في ظل المنافسة، وتحولات التكنولوجيا، ومتطلبات المستهلكين.
يشير هذا المنظور إلى أن المنظمات يجب أن تراقب باستمرار التغيرات في بيئتها الخارجية، وتعديل الاستراتيجيات حسب الحاجة لضمان الاستدامة. والمنظمات غير القادرة على التكيف تخاطر بالتخلف عن المنافسين، أو فقدان أهميتها لدى العملاء، أو تصبح قديمة بسبب التحولات في التكنولوجيا وتوقعات المستهلكين.
يتضمن التكيف البقاء متجاوبًا مع القوى التنافسية والتقدم التكنولوجي والتحولات في تفضيلات العملاء والعوامل الخارجية الأخرى. ومن خلال بقاء المنظمات يقظة ومرنة، يمكنها إعادة معايرة استراتيجياتها وعملياتها، وضمان وضعها في وضع أفضل لمواجهة التحديات والاستفادة من الفرص الجديدة.
2. تشكيل البيئة
إلى جانب التكيف السلبي، تؤثر المنظمات بنشاط على محيطها، وتدفع التغيير من خلال الابتكار والتحالفات والمشاركة في السياسات وجهود التسويق المستهدفة.
ينظر هذا المنظور إلى المنظمات على أنها أكثر من مجرد متلقين سلبيين للتأثيرات البيئية. بل إنها تنظر إليها كقوى استباقيين قادرين على التأثير على بيئتهم وحتى إعادة تشكيلها لتناسب أهدافهم بشكل أفضل.
يمكن للمنظمات استخدام استراتيجيات مختلفة لتشكيل بيئتها بشكل نشط، بما في ذلك:
– الابتكار: تقديم منتجات أو خدمات جديدة تعمل على تغيير ديناميكيات السوق، مما يمنح المنظمة ميزة تنافسية.
– بناء التحالفات: التعاون مع شركات أخرى للتأثير على قوى السوق وتضخيم تأثيرها على معايير الصناعة.
– المشاركة السياسية: العمل على التأثير على القوانين واللوائح التي تؤثر على قطاعات معينة من خلال الضغط أو الدعوة إلى السياسات.
– التسويق والترويج: الاستفادة من العلامات التجارية والإعلان لتشكيل تفضيلات المستهلكين، وخلق طلب جديد على منتجات أو خدمات معينة.
عادةً ما تتضمن علاقة المنظمة بالبيئة مزيجًا من التكيف والتشكيل. يجب على المنظمات التكيف مع التحولات البيئية للحفاظ على الأهمية والقدرة التنافسية، ومع ذلك فهي تمتلك أيضًا القدرة على التأثير على محيطها، وتشكيل جوانب البيئة لتتوافق مع أهدافها الاستراتيجية.
تم تطوير تصنيفات مختلفة للبيئة من قبل العديد من الباحثين، من أهمها:
تصنيف يجمع بين أفضل جوانب التصنيفات المختلفة، ويوفر نظرة شاملة على البيئة:
في يلي بعض طرق تكيف المنظمات مع بيئاتها:
1. إعادة تنظيم الاستراتيجية: تعيد المنظمات تقييم وتعديل أهدافها وعملياتها وموقفها التنافسي بشكل منتظم لتتماشى مع التغييرات في البيئة الخارجية.
2. تبني الهياكل المرنة: من خلال تبني الهياكل التنظيمية المرنة، مثل الإدارة اللامركزية أو الفرق متعددة الوظائف، يمكن للمنظمات الاستجابة بسرعة للتحديات والفرص الجديدة.
3. الرصد المستمر والتحليل: يجب على المنظمات أن تقوم برصد مستمر للتغيرات التي تحدث في بيئتها الخارجية، سواء كانت هذه التغيرات اقتصادية أو سياسية أو اجتماعية أو تكنولوجية. يتطلب ذلك إجراء دراسات وتحليلات مستفيضة للبيانات المتاحة، وتحديد الاتجاهات المستقبلية.
4. الابتكار وتبني التكنولوجيا
– ابتكار العمليات والمنتجات: يجب على المؤسسات أن تعمل باستمرار على ابتكار عملياتها الداخلية وتطوير منتجات أو خدمات جديدة. وهذا يمكّنها من البقاء على صلة في مواجهة تفضيلات المستهلكين المتغيرة والتطورات التكنولوجية.
– اعتماد التقنيات الجديدة: إن مواكبة أحدث التطورات التكنولوجية يسمح للمؤسسات بتحسين الكفاءة وتعزيز تجارب العملاء وتبسيط العمليات، والحفاظ على قدرتها التنافسية.
5. تخصيص الموارد وتحسينها
– إعادة تخصيص الموارد: تعيد المنظمات تخصيص الموارد بناءً على مجالات الحاجة الأكبر، مما يضمن قدرتها على الاستفادة من فرص السوق الجديدة وتحسين التكاليف.
– تنمية المواهب: يضمن الاستثمار في تدريب الموظفين وتطويرهم أن القوى العاملة لديها المهارات اللازمة للتكيف مع التطورات التكنولوجية أو الاتجاهات الاستراتيجية الجديدة.
6. بناء التحالفات الاستراتيجية
– الشراكات التعاونية: تشكل المنظمات تحالفات مع شركات أخرى أو مؤسسات أكاديمية أو هيئات حكومية لمشاركة الموارد والمعرفة والمخاطر المرتبطة بدخول أسواق جديدة أو معالجة التحديات المعقدة.
تقدم لنا الدراسات التنظيمية مجموعة من النماذج التي تصف كيف تتفاعل المنظمات مع التغيرات البيئية. كل نموذج يسلط الضوء على استراتيجيات مختلفة تتبعها المنظمات للتعامل مع الضغوط والفرص الخارجية. إليك بعض النماذج الرئيسية:
تعكس هذه النماذج المختلفة استراتيجيات متنوعة تتبعها المنظمات للتكيف مع بيئاتها. كل نموذج له نقاط قوته وضعفه، وقد تختار المنظمات الانتقال بين هذه النماذج حسب الظروف المتغيرة. من المهم أن تتذكر أن القدرة على التكيف هي مفتاح البقاء والنمو في بيئة الأعمال المتغيرة باستمرار.
هناك العديد من العوامل التي تؤثر على قدرة المنظمة على التكيف:
الثقافة التنظيمية: الثقافة التي تحتضن التعلم والتجريب والاتصال المفتوح تعزز القدرة على التكيف. وعلى العكس من ذلك، يمكن للهياكل والثقافات الجامدة والهرمية المقاومة للتغيير أن تعيق التكيف.
القيادة: تلعب القيادة دوراً حاسماً في دفع التغيير التنظيمي وتعزيز ثقافة التكيف. فالقادة الذين يتبنون الأفكار الجديدة، ويعطون الأولوية للرؤية طويلة الأجل، ويمكّنون فرقهم من المرجح أن يقودوا منظماتهم إلى التكيف الناجح. وعلى العكس من ذلك، فإن القيادة التي تتمسك بنماذج عتيقة من الولاء والهياكل الهرمية يمكن أن تعوق قدرة الشركة على التكيف مع المطالب المتزايدة التعقيد والتعاون.
الموارد: يعد الوصول إلى الموارد، بما في ذلك رأس المال المالي والمعرفة والتكنولوجيا، أمراً ضرورياً لتنفيذ الاستراتيجيات التكيفية. على سبيل المثال، أن الموارد التنظيمية، وتعبئتها، تلعب دوراً رئيسياً في ريادة الأعمال المؤسسية الناجحة، وبالتالي التغيير المؤسسي
التقلب البيئي: يؤثر معدل التغير البيئي وعدم القدرة على التنبؤ به بشكل كبير على الحاجة إلى التكيف ونوعه. تتطلب البيئات شديدة الديناميكية مرونة تنظيمية واستجابة أكبر. فالشركات العاملة في الأسواق عالية السرعة، مثل صناعة أجهزة الكمبيوتر الشخصية، غالبًا ما تخضع لتحولات كبيرة في الديناميكيات التنافسية، مما يتطلب دورات منتجات أسرع، وردود فعل أسرع لاتجاهات السوق، والابتكار المستمر.
تواجه المنظمات العديد من التحديات في التكيف مع بيئتها، بما في ذلك:
الجمود التنظيمي: يمكن للهياكل والعمليات والروتينات القائمة أن تخلق مقاومة للتغيير، مما يجعل من الصعب على المنظمات التكيف بسرعة مع الظروف الجديدة. وكما يوضح هيكشر، فإن الهيكل “الأبوي البيروقراطي” التقليدي للعديد من المنظمات يعيق قدرتها على تبني التعاون والاستجابة لظروف السوق المتغيرة بسرعة.
القيود المعرفية: يمكن للتحيزات الإدارية، والمعلومات المحدودة، والصعوبة في تفسير الإشارات البيئية المعقدة أن تعيق التكيف الفعال. على سبيل المثال، يؤكد تحليل دوران على أهمية تجنب التحيزات عند اتخاذ القرارات، لأن تحيز الثقة المفرطة يمكن أن يؤدي إلى التقليل من تقدير التطورات المستقبلية، مما يؤثر سلبًا على أداء المنظمة (دوران، 411).
القيود على الموارد: غالبًا ما يتطلب تنفيذ الاستراتيجيات التكيفية استثمارات كبيرة في التقنيات والمهارات والعمليات الجديدة، والتي قد تكون صعبة بالنسبة للمنظمات ذات الموارد المحدودة. يوضح باتالينا وليكا كيف يمكن لقيود الموارد أن تحد من قدرة المنظمة على تطوير وتنفيذ مشاريع التغيير المؤسسي المهمة.
تستخدم المنظمات مجموعة من الأدوات والأطر لفهم وتحليل وتقييم بيئاتها، مما يمكنها من اتخاذ قرارات استراتيجية والتكيف بشكل فعال. فيما يلي بعض الأدوات المستخدمة على نطاق واسع:
1. تحليل PESTEL (البيئة السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والبيئية والقانونية): إذ يساعد تحليل PESTEL المنظمات على تقييم العوامل البيئية الكلية/العامة التي تؤثر على صناعتها وعملياتها. فمن خلال تحليل الاستقرار السياسي والاتجاهات الاقتصادية والديناميكيات الاجتماعية والثقافية والتقدم التكنولوجي والمخاوف البيئية واللوائح القانونية، يمكن للمنظمات استكشاف الفرص والتهديدات وتوقع التأثيرات الخارجية ومواءمة استراتيجياتها.
2. تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات): يوفر تحليل SWOT وجهة نظر داخلية وخارجية، مما يسمح للمنظمات بتقييم نقاط القوة والضعف لديها مع تحديد الفرص والتهديدات الخارجية. فمن خلال فهم المزايا التنافسية والثغرات، يمكن للمنظمات الاستفادة من الفرص والتخفيف من حدة التهديدات، وتشكيل استراتيجية أكثر مرونة.
3. نموذج بورتر للقوى الخمس: يقيم هذا النموذج القوى التنافسية داخل الصناعة، بما في ذلك قوة الموردين، وقوة المشترين، والمنافسين الحاليين، وتهديد الوافدين الجدد، وتهديد البدائل. من خلال تحليل هذه القوى، يمكن للمنظمات تحديد مستوى المنافسة في صناعتها، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تحديد المواقع والتسعير والتحركات الاستراتيجية الأخرى.
4. المسح البيئي: يتضمن المسح البيئي المراقبة المستمرة للظروف الخارجية والاتجاهات والتطورات التي قد تؤثر على المنظمة. إذ تجمع المنظمات البيانات من مصادر متعددة، مثل تقارير أبحاث السوق، وردود أفعال العملاء، وتحليل المنافسين، للحصول على رؤى حول الاتجاهات والتحولات الناشئة في البيئة الخارجية.
5. تخطيط السيناريوهات: يساعد تخطيط السيناريوهات المؤسسات على توقع الأحداث المستقبلية المحتملة من خلال إنشاء سيناريوهات افتراضية مختلفة. إذ تستكشف المؤسسات الاستجابات المحتملة لكل سيناريو، وتطوير خطط طوارئ لنتائج مختلفة. هذه الأداة مفيدة بشكل خاص في البيئات غير المؤكدة حيث يصعب التنبؤ بالتغيرات المستقبلية.
6. المقارنة المعيارية: تتضمن المقارنة المعيارية مقارنة أداء المؤسسة وعملياتها وممارساتها بأداء المنافسين أو قادة الصناعة. فمن خلال المقارنة المعيارية، يمكن للمؤسسات تحديد الفجوات وتحديد أهداف التحسين وتبني أفضل الممارسات لتحسين الكفاءة أو الإنتاجية أو رضا العملاء.
7. تحليل سلسلة القيمة: يفحص تحليل سلسلة القيمة سلسلة الأنشطة داخل المؤسسة لتحديد طرق خلق وتقديم القيمة للعملاء بشكل أكثر فعالية. فمن خلال تحليل الأنشطة الأساسية والداعمة، تستطيع المنظمات تحديد نقاط القوة وتحسين الموارد وخفض التكاليف، مما يعزز من مكانتها التنافسية في السوق.
لا يمكن تجاوز أهمية فهم علاقة المنظمة مع بيئتها في عالم اليوم، فالعالم سريع التغير يُفرض على المنظمات تغيير أسلوب تفكيرها وتحولات جوهرية في استراتيجيتها لبناء مستقبل مُزدهر. فمن خلال التركيز على الاستجابة للتغييرات الناشئة في البيئة ، وتطوير القدرة على التكيف مع الظروف المُتغيرة ، يمكن للمنظمات بناء استراتيجيات فعالة تُمكنها من الاستفادة من الفرص الجديدة و مواجهة التحديات بنجاح.
فمن خلال العرض السابق يمكن استخلاص النقاط الأساسية التالية: